📦 Common Procurement Stereotypes 📦 🚫 Stereotype vs. ✅ Reality

📦 সাধারণ সংগ্রহ ভুল ধারণা 📦

🚫 ভুল ধারণা বনাম ✅ বাস্তবতা

📌 ভুল ধারণা: সংগ্রহ মানে শুধু কেনাকাটা।

✔ বাস্তবতা: আমরা procurement কৌশল নির্ধারণ করি, ঝুঁকি সামলাই, এবং ব্যবসার কার্যক্রম সচল রাখি।

📌 ভুল ধারণা: সংগ্রহ (Procurement) মানে শুধু সস্তায় কেনা কাটা।

✔ বাস্তবতা: সংগ্রহ (Procurement) পণ্যের খরচ, গুণগত মান, ঝুঁকি, স্থায়িত্ব—সবকিছুর ভারসাম্য বজায় রাখে এবং সাশ্রয় নিশ্চিত করে!

📌 ভুল ধারণা: সংগ্রহ (Procurement) শুধু কাগজপত্রের ঠিক করার কাজ।

✔ বাস্তবতা: আমাদের ছাড়া? সরবরাহ চেইন নেই, সাশ্রয় নেই, সরবরাহকারী নেই—Best of luck!

📌 ভুল ধারণা: সংগ্রহ (Procurement) মানে শুধু দর-কষাকষি।

✔ বাস্তবতা: অবশ্যই, আর সেইসঙ্গে আমরা বিশ্বশান্তি আনব এবং মূল্যস্ফীতি কমিয়ে দেব!

📌 ভুল ধারণা: সংগ্রহ (Procurement) কাজকে ধীরগতি করে।

✔ বাস্তবতা: আমরা ভুল চুক্তি ও বিপর্যয় আটকাই এবং সরবরাহ সমস্যাগুলো আগে থেকেই প্রতিরোধ করি।

📌 ভুল ধারণা: সংগ্রহ (Procurement) কৌশলগত নয়।

✔ বাস্তবতা: সংগ্রহ ছাড়া খরচ বেড়ে যায়, ঝুঁকি বাড়ে, এবং সরবরাহ ব্যবস্থা ভেঙে পড়।

📌 ভুল ধারণা: যে কেউ সংগ্রহ করতে পারে।

✔ বাস্তবতা: অবশ্যই—যদি তারা প্রতিদিন কোটি/ লক্ষ টাকার চুক্তি করতে পারে এবং সরবরাহকারী সংকট সামাল দিতে পারে!

📌 ভুল ধারণা: সংগ্রহ (Procurement) মানে শুধু অর্ডার অনুমোদন করা।

✔ বাস্তবতা: আমরা সরবরাহকারীদের সমস্যা মোকাবিলা করি, দর-কষাকষি করি, মানুষিক চাপ সামলাই এবং পরিস্থিতি খারাপ হলে দোষারোপও শুনি!

📌 ভুল ধারণা: সংগ্রহ শুধু অনলাইনে খুঁজে কিনে ফেলে।

✔ বাস্তবতা: সংগ্রহ প্রতিদিন চুক্তি, আইনগত বিষয়, দর-কষাকষি, এবং সরবরাহ চেইনের চমক সামলায়।

📌 ভুল ধারণা: সংগ্রহ শুধু সরবরাহকারীদের সঙ্গে কাজ করে।

✔ বাস্তবতা: সংগ্রহ আইনি, আর্থিক, লজিস্টিকস এবং সব অভ্যন্তরীণ বিভাগের সঙ্গে কাজ করে যারা সবকিছু ‘কালকেই’ চায়!

#সংগ্রহ_বাস্তবতা #ব্যবসায়েরসফলতা

📦 Common Procurement Stereotypes 📦

🚫 Stereotype vs. ✅ Reality

🔸 Stereotype: Procurement is just about finding the cheapest supplier.

✔ Reality: Procurement balances cost, quality, risk, sustainability, and still meets savings targets!

🔸 Stereotype: Anyone can do procurement.

✔ Reality: Sure—if they can negotiate million-dollar deals and handle supplier meltdowns daily.

🔸 Stereotype: Procurement = buying things.

✔ Reality: We drive strategy, manage risk, and keep the business running.

🔸 Stereotype: Procurement just pushes paperwork.

✔ Reality: Without us? No supply chain, no savings, no suppliers—good luck with that!

🔸 Stereotype: Procurement sits at a desk approving orders.

✔ Reality: We’re firefighting supplier crises, negotiating under pressure, and still get blamed when things go wrong.

🔸 Stereotype: Procurement just finds stuff online and buys it.

✔ Reality: Procurement juggles contracts, compliance, negotiations, and supply chain surprises daily.

🔸 Stereotype: Procurement slows everything down.

✔ Reality: Procurement prevents costly mistakes, bad deals, and supplier disasters before they happen.

🔸 Stereotype: Procurement only deals with suppliers.

✔ Reality: Procurement handles legal, finance, logistics, and every internal stakeholder who ‘needs it yesterday.’

🔸 Stereotype: Procurement can just ‘negotiate a better price’ anytime.

✔ Reality: Sure, and while we’re at it, we’ll also negotiate world peace and reverse inflation.

🔸 Stereotype: Procurement isn’t strategic.

✔ Reality: Without procurement, costs explode, risks multiply, and supply chains crumble—you’re welcome!

#ProcurementMyths #RealityCheck #BusinessSuccess

#ProcurementReality #BusinessSuccess

Procurement টিমকে খুশি রাখার ১০টি সহজ উপায়

 Procurement টিমকে খুশি রাখার ১০টি সহজ উপায়

✅ শেষ মুহূর্তে জাদুকরী সমাধান চাইবেন না।

✅ Procurement কেবল সাপোর্ট টিম নয়, এটা কৌশলগত কাজ।

✅ "জরুরি" বলে ছোট কাজ গছিয়ে দেবেন না।

✅ নিয়ম মেনে কাজ করুন, শর্টকাট খুঁজবেন না।

✅ সবকিছু "জরুরি" ট্যাগ লাগিয়ে চাপ দেবেন না।

✅ বিশ্বস্ত ও দায়িত্বশীল সরবরাহকারীদের সাথে কাজ করুন।

✅ "আমি অনলাইনে সস্তায় পেয়েছি" বলে তাদের জ্ঞান কম ভাববেন না।

✅ সরবরাহকারী বদলানো এত সহজ নয়, সম্পর্ক গড়তে সময় লাগে।

✅ অনুমোদনের প্রক্রিয়ায় অপ্রয়োজনীয় জটিলতা দূর করুন।

✅ ইমেইলের উত্তর দিন, কাজ আটকে রাখবেন না!

Procurement সহজ হলে, কাজও সহজ হয়! ⚡

#prologisbd #prologis #procurement #supplychain #procurementmanagement #INGOs #procurementexperts

10 Simple Ways to Support the Procurement Team

1️⃣ Don’t expect last-minute miracles from procurement.
2️⃣ Recognize that procurement is a key strategic function, not just support.
3️⃣ Avoid last-minute "urgent" requests disguised as small favors.
4️⃣ Follow procurement rules instead of trying to bypass them.
5️⃣ Only mark things as "urgent" when they truly are.
6️⃣ Work with reliable suppliers who communicate well and deliver on time.
7️⃣ Trust their expertise—finding something cheaper online doesn’t mean it’s better.
8️⃣ Building strong vendor relationships takes time, don’t switch just to save a few dollars.
9️⃣ Remove unnecessary delays in the approval process.
🔟 Respond to their emails and keep things moving.

A happy procurement team means smoother operations for everyone! 🚀

How do you ensure on-time delivery of orders in procurement?

How do you ensure on-time delivery of orders in procurement?

🚛✨ সময়মতো ডেলিভারির নিশ্চয়তা! ✨🚛

💡 কিভাবে?
✔️ আগে পরিকল্পনা করুন – চাহিদা বুঝে আগেভাগে অর্ডার দিন।
✔️ বিশ্বস্ত সরবরাহকারী বাছুন – যারা নির্দিষ্ট সময়ে ডেলিভারি দেয়।
✔️ পরিষ্কার শর্ত নির্ধারণ করুন – চুক্তিতে ডেলিভারির সময় ও জরিমানা উল্লেখ করুন।
✔️ অর্ডার ট্র্যাক করুন – ট্র্যাকিং সিস্টেম ব্যবহার করে অগ্রগতি মনিটর করুন।
✔️ নিরাপত্তা মজুদ রাখুন – জরুরি প্রয়োজনে অতিরিক্ত স্টক রাখুন।
✔️ নিয়মিত যোগাযোগ করুন – সরবরাহকারীদের সঙ্গে সংযুক্ত থাকুন।
✔️ বিকল্প সরবরাহকারী রাখুন – ব্যাকআপ অপশন প্রস্তুত রাখুন।

সময় মতো সরবরাহ = সন্তুষ্ট কাস্টমার + সফল ব্যবসা! 🚀

#Procurement #OnTimeDelivery #SupplyChain #BusinessSuccess

🚛✨ Ensuring On-Time Delivery! ✨🚛

💡 How?
✔️ Plan Ahead – Forecast demand and place orders early.
✔️ Choose Reliable Suppliers – Work with vendors known for timely deliveries.
✔️ Set Clear Terms – Define delivery schedules and penalties in contracts.
✔️ Track Orders – Use tracking systems to monitor shipments.
✔️ Maintain Safety Stock – Keep extra stock for urgent needs.
✔️ Communicate Regularly – Stay in touch with suppliers to prevent delays.
✔️ Have Backup Suppliers – Identify alternatives for critical items.

On-time delivery = Happy Customers + Business Success! 🚀

#Procurement #OnTimeDelivery #SupplyChain #BusinessSuccess

How to motivation for security guards and cleaners in the office.

Q: How do you motivate security guards and cleaners in the office.

As a human being, we all face some situations that affect our mental health which can affect at workplace. Some ways of motivations are given below.

The Basic Responsibilities of a cleaner in INGOs

Q: The Basic Responsibilities of a cleaner in INGOs office.

The basic responsibilities of a security guard in INGOs

Q: The basic responsibilities of a security guard in INGOs.

1.      A Security guard need to always be aware of their surroundings.

2.      Security guards should observe and report every incident.

3.     The security guard should help the guest to get access to the office as per office  policy.

Criteria before selecting venue for event.

Q: Criteria before selecting a venue for the event.

Selecting the right venue at the right place at the right time is very important to organize any event. which I consider the things before selecting the venue. List in below:

Check list for before, during and after event activities to ensure event successful.

What are the major issues for Event Management you must maintain and prepare a Checklist/Flow-Chart to make the program successful? or  Prepare a checklist for before, during, and after-event activities to ensure the program is successful.

Sample of formal RFP template

Q:  Sample of formal RFP template

Request for Proposal (RFP)

For

Title or subject of work/task 

To                                                       :              Applicants

From                                                   :             

Issued on                                           :              Date

Solicitation Number                           :              RFP Number

Sample informal RFQ by e-mail following USAID policy.

Q: Sample informal RFQ by e-mail following USAID policy.

Dear Concern,

Greetings from the (org. name) !

We are currently seeking quotations for laptops. Please send us a quotation (Including VAT and Tax) as shown below.

Consultant hiring or selection process in INGOs.

Q: Consultant hiring or selection process in INGOs.

Consultant hiring process ensures a rigorous and transparent selection and on-boarding of consultants to fulfill project needs.  There are 12 steps to be followed: